Van tender en projectstart tot uitvoering en evaluatie: hoe breng je alle projectinformatie, processen en kennis samen in één projectenportaal? Dat was de uitdaging waar Witteveen+Bos voor stond. Samen ontwikkelden we de UX-basis voor een centraal platform dat het volledige projectproces ondersteunt.
Witteveen+Bos is een internationaal advies- en ingenieursbureau dat werkt aan complexe projecten op het gebied van water, infrastructuur, milieu en bouw. Met duizenden projecten, verschillende afdelingen en een internationale organisatie waren projectinformatie, processen en kennis verspreid over verschillende systemen en landen. Er was behoefte aan één centrale omgeving die niet alleen processen ondersteunt, maar ook kennis beter beschikbaar maakt en ruimte biedt voor verdere digitalisering van projectmanagement.
Het doel was om een centraal projectenportaal te ontwerpen dat het volledige projectproces ondersteunt: van tender en projectstart tot uitvoering, evaluatie en het vastleggen van projectreferenties. Daarbij ging het niet alleen om het digitaliseren van bestaande processen. Het portaal moest ook bijdragen aan betere kennisdeling, hogere projectkwaliteit en een solide basis voor toekomstige datagedreven besluitvorming.
Samen met een brede interne klankbordgroep van projectleiders, kwaliteitsmanagers en vertegenwoordigers van onder andere Finance, Legal, HR en Compliance onderzochten we hoe projecten binnen Witteveen+Bos tot stand komen en waar de grootste knelpunten liggen. Via interviews en het kwaliteitshandboek brachten we de belangrijkste gebruikersscenario’s en projectflows in kaart.
Met deze inzichten ontwierpen we de eerste mid-fidelity wireframes, waarin we de structuur, functionaliteiten en volledige end-to-end gebruikersreis uitwerkten. Tijdens maandelijkse demonstraties toetsten we de ontwerpen bij de klankbordgroep en verwerkten we hun feedback direct. Zo bouwden gebruikers actief mee aan het platform.
De uiteindelijke ontwerpen werkten we uit met Material UI als basis voor ontwikkeling. In nauwe samenwerking met het development team werden de ontwerpen binnen een agile werkwijze verder doorontwikkeld tot een schaalbaar platform.
Het resultaat is een schaalbare UX-basis voor een organisatiebreed projectportaal waarin projectinformatie, processen en kennis samenkomen. Door gebruikers gedurende het gehele traject actief te betrekken ontstond een oplossing die aansluit op de dagelijkse praktijk van verschillende afdelingen én die voldoende flexibel is om toekomstige uitbreidingen mogelijk te maken.
Belangrijkste resultaten:
Het mooie aan dit project was dat we echt samen met de organisatie aan het platform konden bouwen. De klankbordgroep bracht vanuit verschillende afdelingen hun eigen kennis, belangen en ervaringen mee. Daardoor ontstonden tijdens het traject steeds nieuwe inzichten en werd het ontwerp iedere keer een stukje beter.
Juist de combinatie van complexe processen, veel verschillende gebruikers en een organisatiebrede ambitie maakte dit voor ons een interessant UX-project. Het laat goed zien hoe co-creatie kan helpen om complexe vraagstukken terug te brengen tot een heldere en schaalbare gebruikerservaring.
